Ми втрачаємо владу і почуваємось безсилими. Життя йде через наші пальці, хоча ми постійно намагаємось стиснути їх у наших руках. Різні справи падають на наші голови та вимагають негайної уваги. Ми змушені йти до стоматолога з хворим зубом, оплачувати прострочені рахунки, шкільний репетитор каже, що у дитини серйозні проблеми з навчанням, а вага на 10 кг більша, ніж має. Завдання, які слід виконати, терміново вирішують нас, а має бути навпаки.

 

Відмінності між створенням реальності та пасивним відгуком на неї були чудово зрозумілі одним із найпродуктивніших людей в історії.

 

 

4-й президент Сполучених Штатів, який обіймав цю посаду протягом двох термінів у 1953–1961 роках, був одним із найпродуктивніших людей на землі. Під час свого президентства він запустив програми, пов’язані зі створенням Інтернету (DARPA), придбанням космічного простору (NASA), системою управління польотом та мирним використанням альтернативних джерел енергії (Закон про атомну енергію).

 

 

Після смерті Ейзенхауера його життя стало об’єктом численних досліджень на тему управління часом, проектами та загальною продуктивністю. Це не дивно, тому що він був людиною, яка змогла підтримувати незвичайні здібності не лише протягом кількох днів чи тижнів, а й протягом усього свого життя.

 

Секрет продуктивності президента Сполучених Штатів був у його здатності розрізняти важливі та нагальні питання.

 

 

Терміново означає, що справа потребує негайних дій. Раптові події знаходяться поза нашим контролем і змушують нас діяти реактивно, лише реагуючи на сигнали з навколишнього середовища. Ми більшою мірою засмучені, засмучені та менш організовані, коли постійно поступаємося тому, що необхідно, поглиблюючи хаос у нашому житті.

 

Важливі питання мають найбільше довгострокове значення. Те, що важливо, рідко вимагає негайних дій і зазвичай стає невідкладним через нашу недбалість. Зосередивши увагу на роботі над важливими проектами, ми стаємо активними, створюючи життя, яке ми хочемо, а не обставини. Заповнюючи щоденний розклад основними заняттями, ми будемо щасливішими, спокійнішими та продуктивнішими.

 

Важливі та невідкладні питання борються за нашу увагу, і від нас залежить, чому ми віддаємо пріоритет. Важливі завдання, пов’язані з довгостроковою метою, визначають якість нашого життя. З іншого боку, невідкладними питаннями є заповнювачі часу, такі як електронні листи, телефони та повідомлення, які є марними і лише здаються важливими.

 

Ейзенхауер створив спосіб, який розставляє пріоритети і відкладає невідкладні відносини. Техніка підвищення особистої продуктивності названа на честь його імені та називається Матрицею Ейзенхауера.

 

 

Матриця Ейзенхауера – це простий інструмент для організації завдань за чотирма категоріями:

 

Термінові та важливі – питання, що потребують негайних дій..

 

Важливі, але не термінові завдання заплановані на згодом.

 

Терміново, але не важливо – можна делегувати ще комусь, щоб зробити.

 

Нестроково та неважливо – заняття, які необхідно виключати із нашого життя.

 

 

Отже, давайте познайомимося з кожною категорією, щоб краще зрозуміти суть проблеми.

 

 

Ця категорія містить невідкладні та важливі питання, які потребують негайних дій. Саме тут кризи, проблеми та терміни вимагають нашої уваги.

 

 

– Деякі електронні листи, наприклад пропозиція про роботу

 

– Наближається крайній термін подання документів до офісу

 

– Підготовка до завтрашнього іспиту

 

– Зламана машина

 

– Відвести хвору дитину до лікаря

 

– Серцевий напад та перебування у лікарні

 

– Майбутній період оплати рахунку

 

При невеликому плануванні та організації багато завдань ніколи не з’являться у першому кварталі. Замість того, щоб чекати на останню хвилину з оплатою рахунків, ви можете заздалегідь запланувати цей захід і спокійно йти в офіс. Ми також можемо запланувати регулярні перевірки автомобілів, щоб уникнути відмови нашої машини. Регулярні фізичні вправи та дієта також захистять нас від багатьох хвороб.

 

 

У категорії I живуть люди, які постійно перебувають у кризі. На 90% свого часу вони поглинені повсякденними проблемами. Ось чому вони хочуть відчути полегшення і втекти від проблем, 10% їх часу, що залишилися, витрачаються майже повністю на четверту категорію.

 

 

Ця категорія містить важливі завдання, які не мають термінових термінів. Важливі, але термінові питання зазвичай пов’язані з сімейними відносинами, плануванням і самовдосконаленням. Ми повинні приділяти якнайбільше часу цим завданням, оскільки вони приносять найбільшу користь нашому професійному та особистому життю.

 

 

– Планування тижня

 

– Постановка довгострокових цілей

 

– Вправи

 

– Проводити час із сім’єю

 

– Читання надихаючих книг

 

– Хобі

 

– Вивчення нових навичок

 

– Медитація

 

– Огляд автомобіля

 

– Періодичні перевірки

 

– Побачення з моєю дружиною

 

– Планування сімейного бюджету

 

Економія часу на найважливіші речі вимагає великої обізнаності та самозречення, щоб встановити пріоритети відповідно до вашої власної волі, незважаючи на мільйон невідкладних проблем. Проактивність – це стан розуму, який дозволяє вам думати далеко вперед. Довгострокове мислення підтримує вибір між тим, що має значення лише зараз, та важливими питаннями для нашого майбутнього.

 

Ми відкладаємо планування завдань, вправи та навчання до іспиту, кажучи, що колись настане час подбати про нього. Сказавши це, ми забуваємо, що «коли» ніколи не настане. Занедбані відносини з другої категорії переходять у першу категорію, стаючи терміновими і потребують негайних дій.

 

 

Люди, які проводять більшу частину свого часу у II категорії, мають щасливе та гармонійне життя. Вони регулярно тренуються, розвивають відносини та планують подальші дії. Виконання всіх несрочних, але дуже важливих справ дозволяє їм ефективно управляти собою у часі, тому вони надзвичайно ефективні всіх рівнях життя.

 

 

Ця категорія містить завдання, які вимагають від нас негайної уваги. Більшість насущних та неважливих завдань пов’язані з іншими людьми та допомагають їм досягти своїх цілей, а не наших.

 

 

– Телефони

 

– Текстові повідомлення

 

– Більшість листів

 

– Колеги просять допомоги на роботі

 

– Знайомі приходять без запрошення і просять про позику

 

Сім’я, що приходить без попередження і просить про позику

 

Більшість людей проводять час серед невідкладних, але не важливих справ, думаючи, що вони перебувають у категорії I. Тим не менш, невідкладні справи у категорії III здаються нам актуальними, тому що допомога іншим людям дозволяє їм почуватися потрібними та корисними.

 

Але, перебуваючи у категорії III, ми виконуємо завдання, важливі для когось іншого, а чи не для нас. Після цілого дня підтримки всіх навколо ви зробили дуже багато, але нічого для себе. Якщо ви не хочете жити життям інших, уникайте невідкладних, але неважливих справ.

 

 

Людина, яка проживає більшу частину часу в категорії III, почувається жертвою, позбавленої контролю, на яку будь-яке планування-заняття, позбавлене сенсу.

 

Але, перебуваючи у третьому кварталі, ми виконуємо завдання, важливі для когось іншого, а не для нас. Після дня підтримки всіх навколо, ви багато зробили, але нічого для себе. Якщо ви не хочете жити життям інших, уникайте термінових, але не важливих справ.

 

 

Ця категорія містить завдання, які є ні важливими, ні терміновими. Поштова скринька, повна спаму або цілі години просиджені в соціальних мережах, тільки відволікає нас. Заходи четвертої категорії не допомагають досягти особистих цілей та вимагають часу, який можна витратити на справді важливі справи.

 

 

– Дивитися телевізор

 

– Безглуздий перегляд інтернету

 

– Грати в комп’ютерні ігри

 

– Читання барвистих журналів

 

– Перегляд соціальних мереж

 

Повне усунення перерахованих вище завдань ні неможливо, ні корисно. Після роботи іноді нам потрібно дати душевному відпочинку, наприклад, переглянути улюблені серіали. Однак ми повинні прагнути, щоб четверта категорія щодня займала якнайменше часу.

 

 

Відповідальні та ефективні люди тримаються подалі від четвертої категорії, бо вони крадуть час для важливих справ.

 

Люди, які проводять більшу частину свого часу у четвертій категорії, практично не контролюють своє життя.

 

 

Матриця Ейзенхауера не є ідеальним методом для управління часом, але її безперечною перевагою є акцент на упор та усунення.

 

Розділяючи завдання на день або тиждень у зв’язку з їхньою терміновістю та важливістю, ми знаємо, на що потрібно звернути особливу увагу. Якщо нам відомо про те, які заходи є найціннішими, ми можемо планувати майбутні дні, щоб використати час для завдань, що визначають наш успіх. Перераховуючи всі недійсні питання, ми фіксуватимемо дії, які крадуть наш час. Маючи в своєму розпорядженні задачі на чотири категорії, ми швидко визначимо пріоритети та питання для абсолютного усунення.

 

У світі сучасних технологій та швидкого життя фокус – це одна з найцінніших навичок, які ми можемо набути. Перший крок, щоб зосередитися на першочергових завданнях, полягає в тому, щоб розпізнати фактори, що відволікають, а потім усунути непотрібні речі.

 

Підсумовуючи, слід звернути увагу на усунення всіх безцільних завдань та визначення пріоритетів. Щоб це зробити, ми повинні спочатку записати всі важливі для нашого життя питання, а потім зафіксувати те, що відволікає нас від найважливіших справ. Матриця Ейзенхауера ідеально підходить для цього.