Мы теряем власть и чувствуем себя бессильными. Жизнь уходит через наши пальцы, хотя мы постоянно пытаемся сжать их в наших руках. Различные дела падают на наши головы и требуют немедленного внимания. Мы вынуждены идти к стоматологу с больным зубом, оплачивать просроченные счета, школьный репетитор говорит, что у ребенка серьезные проблемы с обучением, а вес на 10 кг больше, чем должен. Задачи, которые нужно выполнить, срочно решают нас, а должно быть наоборот.

 

Различия между созданием реальности и пассивным откликом на нее были прекрасно поняты одним из самых продуктивных людей в истории

 

 

4-й президент Соединенных Штатов, который занимал этот пост в течение двух сроков в 1953–1961 годах, был одним из самых продуктивных людей на земле. Во время своего президентства он запустил программы, связанные с созданием Интернета (DARPA), приобретением космического пространства (NASA), системой управления полетом и мирным использованием альтернативных источников энергии (Закон об атомной энергии).

 

 

После смерти Эйзенхауэра его жизнь стала объектом многочисленных исследований на тему управления временем, проектами и общей продуктивностью. Это неудивительно, потому что он был человеком, который смог поддерживать необыкновенные способности не только в течение нескольких дней или недель, но и на протяжении всей своей жизни.

 

Секрет производительности президента Соединенных Штатов был в его способности различать важные и неотложные вопросы.

 

 

Срочно означает, что дело требует немедленных действий. Внезапные события находятся вне нашего контроля и заставляют нас действовать реактивно, только реагируя на сигналы из окружающей среды. Мы в большей степени расстроены, расстроены и менее организованы, когда постоянно уступаем тому, что необходимо, углубляя хаос в нашей жизни.

 

Важные вопросы имеют наибольшее долгосрочное значение. То, что важно, редко требует немедленных действий и обычно становится неотложным из-за нашей халатности. Сосредоточив внимание на работе над важными проектами, мы становимся активными, создавая жизнь, которую мы хотим, а не обстоятельства. Заполняя ежедневное расписание основными занятиями, мы будем счастливее, спокойнее и продуктивнее.

 

Важные и неотложные вопросы борются за наше внимание, и от нас зависит, почему мы отдаем приоритет.Важные задачи, связанные с долгосрочными целями, определяют качество нашей жизни. С другой стороны, неотложными вопросами являются заполнители времени, такие как электронные письма, телефоны и сообщения, которые бесполезны и только кажутся важными.

 

Эйзенхауэр создал метод, который расставляет приоритеты и откладывает неотложные дела. Техника повышения личной продуктивности названа в честь его имени и называется Матрицей Эйзенхауэра.

 

 

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для организации задач по четырем категориям:

 

Срочные и важные — вопросы, требующие немедленных действий.

 

Важные, но не срочные задачи, запланированные на потом.

 

Срочно, но не важно — можно делегировать кому-то еще, чтобы сделать.

 

Несрочно и неважно — занятия, которые необходимо исключать из нашей жизни.

 

 

Итак, давайте поближе познакомимся с каждой категорией, чтобы лучше понять суть проблемы.

 

 

Эта категория содержит неотложные и важные вопросы, которые требуют немедленных действий. Именно здесь кризисы, проблемы и сроки требуют нашего внимания.

 

 

— Некоторые электронные письма, например, предложение о работе

 

— Приближается крайний срок подачи документов в офис

 

— Подготовка к завтрашнему экзамену

 

— Сломанная машина

 

— Отвести больного ребенка к врачу

 

— Сердечный приступ и пребывание в больнице

 

— Предстоящий период оплаты счета

 

При небольшом планировании и организации многие задачи никогда не появятся в первом квартале. Вместо того чтобы ждать последней минуты с оплатой счетов, вы можете заранее запланировать это мероприятие и спокойно идти в офис. Мы также можем запланировать регулярные проверки автомобилей, чтобы избежать отказа нашей машины. Регулярные физические упражнения и диета также защитят нас от многих болезней.

 

 

В категории I живут люди, постоянно находящиеся в кризисе. На 90% своего времени они поглощены повседневными проблемами. Вот почему они хотят почувствовать облегчение и убежать от проблем, оставшиеся 10% их времени тратятся почти полностью на четвертую категорию.

 

 

Эта категория содержит важные задачи, которые не имеют срочных сроков. Важные, но не срочные вопросы обычно связаны с семейными отношениями, планированием и самосовершенствованием. Мы должны уделять как можно больше времени этим задачам, поскольку они приносят наибольшую пользу нашей профессиональной и личной жизни.

 

 

— Планирование недели

 

— Постановка долгосрочных целей

 

— Упражнения

 

— Проводить время с семьей

 

— Чтение вдохновляющих книг

 

— Хобби

 

— Изучение новых навыков

 

— Медитация

 

— Обзор автомобиля

 

— Периодические проверки

 

— Свидание с моей женой

 

— Планирование семейного бюджета

 

Экономия времени на самые важные вещи требует большой осведомленности и самоотречения, чтобы установить приоритеты в соответствии с вашей собственной волей, несмотря на миллион неотложных проблем. Проактивность — это состояние ума, которое позволяет вам думать далеко вперед. Долгосрочное мышление поддерживает выбор между тем, что имеет значение только сейчас, и важными вопросами для нашего будущего.

 

Мы откладываем планирование заданий, упражнения и учебу до экзамена, говоря, что когда-нибудь придет время позаботиться о нем. Сказав это, мы забываем, что «когда-нибудь» никогда не наступит. Заброшенные дела со второй категории переходят в первую категорию, становясь срочными и требующими немедленных действий.

 

 

Люди, проводящие большую часть своего времени во II категории, имеют счастливую и гармоничную жизнь. Они регулярно тренируются, развивают отношения и планируют дальнейшие действия. Выполнение всех несрочных, но очень важных дел позволяет им эффективно управлять собой во времени, поэтому они чрезвычайно эффективны на всех уровнях жизни.

 

 

Эта категория содержит задачи, которые требуют от нас немедленного внимания. Большинство насущных и неважных задач связаны с другими людьми и помогают им достичь своих целей, а не наших.

 

 

— Телефоны

 

— Текстовые сообщения

 

— Большинство писем

 

— Коллеги просят помощи на работе

 

— Знакомые приходят без приглашения и просят об одолжении

 

Семья, приходящая без предупреждения и просящая об одолжении

 

Большинство людей проводят время среди неотложных, но не важных дел, думая, что они находятся в категории I. Тем не менее, неотложные дела в категории III кажутся нам актуальными, потому что помощь другим людям позволяет им чувствовать себя нужными и полезными.

 

Но, находясь в категории III, мы выполняем задачи, важные для кого-то другого, а не для нас. После целого дня поддержки всех вокруг вы сделали очень много, но ничего для себя. Если вы не хотите жить жизнью других, то избегайте неотложных, но неважных дел.

 

 

Человек, проживающий большую часть времени в категории III, чувствует себя жертвой, лишенной контроля, для которой любое планирование-занятие, лишенное смысла.

 

Но, находясь в третьем квартале, мы выполняем задачи, важные для кого-то другого, а не для нас. После дня поддержки всех вокруг, вы многое сделали, но ничего для себя. Если вы не хотите жить жизнью других, избегайте срочных, но не важных дел.

 

 

Эта категория содержит задачи, которые не являются ни важными, ни срочными. Почтовый ящик, полный спама или целые часы просиженные в социальных сетях, только отвлекает нас. Мероприятия четвертой категории не помогают достичь личных целей и требуют времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

 

 

— Смотреть телевизор

 

— Бессмысленный просмотр интернета

 

— Играть в компьютерные игры

 

— Чтение красочных журналов

 

— Просмотр социальных сетей

 

Полное устранение вышеперечисленных задач ни невозможно, ни полезно. После работы иногда нам нужно дать душевному отдыху, например, посмотреть любимые сериалы. Однако мы должны стремиться к тому, чтобы четвертая категория каждый день занимала как можно меньше времени.

 

 

Ответственные и эффективные люди держатся подальше от четвертой категории, потому что они крадут время для важных дел.

 

Люди, проводящие большую часть своего времени в четвертой категории, практически не контролирует свою жизнь.

 

 

Матрица Эйзенхауэра не является идеальным методом для управления временем, но ее несомненным преимуществом является акцент на упор и устранение.

 

Разделяя задачи на день или неделю в связи с их срочностью и важностью, мы знаем, на что нужно обратить особое внимание. Если нам известно о том, какие мероприятия являются наиболее ценными, мы можем планировать предстоящие дни, чтобы использовать время для задач, определяющих наш успех. Перечисляя все недействительные вопросы, мы будем фиксировать действия, которые крадут наше время. Располагая задачами на четыре категории, мы быстро определим приоритеты и вопросы для абсолютного устранения.

 

В мире современных технологий и быстрой жизни фокус — это один из самых ценных навыков, которые мы можем приобрести. Первый шаг, чтобы сосредоточиться на первостепенных задачах, состоит в том, чтобы распознать отвлекающие факторы, а затем устранить ненужные вещи.

 

Подводя итог, следует обратить внимание на устранение всех бесцельных задач и определение приоритетов. Чтобы сделать это, мы должны сначала записать все важные для нашей жизни вопросы, а затем зафиксировать то, что отвлекает нас от самых важных дел. Матрица Эйзенхауэра идеально подходит для этого.